Boas Práticas
DE HOME OFFICE
Como é de conhecimento geral, a pandemia da COVID-19 avançou pelo nosso país fazendo com
que a modalidade de trabalho remoto seja uma realidade em boa parte das empresas. Diante deste cenário, desde o dia 22/03/2020, o escritório Arruda Alvim, Aragão, Lins & Sato também adotou o home office, a fim de garantir a segurança e o bem-estar de todos os seus colaboradores.
Esta política possui como objetivo recomendar boas práticas para o trabalho remoto, buscando o equilíbrio entre qualidade de vida e produtividade, além de certificar a segurança de todas as informações acessadas fora de nosso ambiente corporativo.
Segurança da Informação
1. Mantenha a atualização de sistemas
É de suma importância a realização periódica de atualizações dos softwares utilizados em nossos computadores. Esta atitude diminui as chances de vazamento de informações, bem como dificulta o acesso malicioso às informações presentes nos sistemas utilizados.
Ainda, ressaltamos a necessidade de manutenção do antivírus durante todo o período em que o colaborador possuir acesso ao VPN, CPJ, E-mail corporativo, Zoom, dentre outras plataformas utilizadas.
2. Conecte-se a uma rede segura
Diversos ataques virtuais são operados por meio de conexões inseguras de internet. Para que isso seja evitado, certifique- se de que o roteador do seu ambiente de trabalho está com as configurações atualizadas e com uma senha segura – composta por letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos – cadastrada.
3. Uso de senhas fortes
O uso de senhas seguras dificulta que outros usuários acessem sistemas por meio de seu usuário. Para isso, inclua caracteres especiais, letras maiúsculas e números. Nunca utilize sequências numéricas ou informações pessoais, como seu nome ou datas comemorativas.
Evite deixar senhas salvas em seu computador ou no navegador.
4. Comunicação on-line
Para que a segurança de acesso aos sistemas seja eficaz, não repasse a sua senha para ninguém, seja via WhatsApp ou qualquer outro meio de comunicação.
Para acesso aos processos por estagiários (sem token) será solicitada – no momento do cadastro e com o apoio do NAE – a senha do processo, a fim de que possam acessar os autos sem uso de token e baixar documentos.
Esta senha, quando recebida, será incluída na pasta do processo no CPJ para acesso aos autos pelos estagiários.
Quanto aos protocolos, devem ser centralizados no setor de apoio ao protocolo e não realizados individualmente pelos núcleos. Dessa forma, garantimos indicadores fidedignos na controladoria processual.
Quanto aos sistemas dos clientes, devem-se respeitar as políticas específicas para cada um, com o procedimento adequado.
Como já expresso no manual de Compliance, a senha possui caráter pessoal, ou seja, não deve ser fornecida a ninguém.
5. Cuidados com o e-mail
Ao receber links ou e-mails suspeitos, evite o acesso. Estes e-mails devem ser encaminhados ao departamento de TI, para que sejam tomadas todas as medidas necessárias visando a garantir a segurança no processamento.
6. Cuidado com downloads
É de suma importância que o download de filmes, vídeos, arquivos desconhecidos, dentre outros, não seja feito enquanto tarefas e sistemas do escritório estejam sendo executados.
7. Dúvidas? Busque a TI
Em caso de dúvidas referentes aos sistemas, senhas, e-mail, além de qualquer dificuldade no acesso e disponibilidade dos serviços, nosso departamento de TI segue inteiramente à disposição para providenciar todo o suporte necessário.
Produtividade
e bem-estar
Para que o trabalho seja ainda mais produtivo, separamos algumas dicas de bem-estar, durante este período de home office.
1. Lembre-se, você não está sozinho!
Você está protegido em sua casa, mas não está sozinho. Estamos separados apenas fisicamente.
O sucesso de nosso time depende do trabalho em equipe!
Neste contexto, a comunicação é essencial às boas práticas de home office, inclusive para manter a produtividade e resultados equivalentes aos obtidos no trabalho presencial. Estabeleça rituais de alinhamento entre os membros da equipe.
Alguns exemplos de medidas que podem ser utilizadas neste sentido são: reunião semanal de planejamento e objetivos da semana, reuniões diárias de acompanhamento.
Para viabilizar a comunicação remota podem ser usadas muitas ferramentas de teleconferência. Indicamos o Zoom corporativo, contratado pelo escritório. Busque nosso setor de TI, caso precise de auxílio para utilizá-lo.
2. Espaço de trabalho
Escolha um local adequado para realizar o seu trabalho. Procure lugares arejados, iluminados e, se possível, silenciosos. Evite permanecer no sofá ou na cama. Estes locais podem prejudicar a produtividade além de serem ruins para e ergonomia.
3. Mantenha uma rotina regular
Ao trabalhar fora do ambiente corporativo, estamos sujeitos a muitas distrações. Por isso, é necessário manter a disciplina e implementar uma rotina de trabalho. Estipule horários habituais para dormir e acordar, e organize a agenda do dia, assim, será mais fácil manter o foco.
Evite realizar refeições em frente ao computador.
Considere os momentos em que a família, por exemplo, estará em casa também. Delimite dois ou três turnos de trabalho, deixando espaços para esta interação.
Procure encaixar pequenas pausas de descanso durante a jornada de trabalho, como faria em uma jornada de trabalho presencial.
4. Separe um tempo para seu bem-estar
Este período de afastamento social para a segurança coletiva pode gerar ansiedade e angústia.
Uma maneira de evitar estes sentimentos é reservar um momento para realizar atividades físicas, alongamentos, escutar música, assistir a programas de seu interesse, ler um livro, estudar, dentre outras diversas atividades benéficas para o corpo e mente.
É importante, no entanto, que essas atividades de lazer não invadam os horários preestabelecidos ao trabalho. Separe um horário do seu dia para fazê-las, sem que isso interrompa sua rotina produtiva.
Nossa empresa parceira de ginástica laboral disponibilizou algumas vídeo-aulas, que já vêm sendo compartilhadas.
Outra sugestão é baixar aplicativos de meditação e/ou exercícios físicos para serem feitos em casa.
Por fim, a programação de lives sobre diversos temas é enorme, tire um tempo para aproveitar as que abordem seus assuntos favoritos e aproveite para aprimorar seu conhecimento com ferramentas que podem ser úteis à produção do escritório.
5. Não deixe a TV ligada o dia todo
O excesso de notícias sobre a pandemia da COVID-19 pode gerar ansiedade e pânico. Então, evite assistir aos programas durante o horário de trabalho.
A organização Mundial da Saúde (OMS) recomenda ler, ver ou ouvir informações sobre o novo coronavírus apenas duas vezes ao dia e, ainda, de forma prática, para se informar sobre os próximos passos que devem ser tomados em relação à pandemia (Fonte:https://iris.paho.org/bitstream/handle/10665.2/52015/OPASBRACOVID1920043_por.pdf?sequence=5.)
Opte por sites oficiais com informações produzidas por órgãos de pesquisa, como Ministério da Saúde e Secretaria Estadual ou Municipal da Saúde.
6. Faça vídeo chamadas com amigos e familiares
Com o afastamento social para a segurança coletiva deixamos de ver pessoas queridas. Porém, e graças à tecnologia, a interação virtual é de fácil acesso.
Em relação aos nossos colegas de trabalho, por que não realizar uma chamada de vídeo para conversar, ou até mesmo tomar um café a distância?
7. Baixe a ansiedade e o tédio das crianças
Muitos de nossos colaboradores são pais, o que torna a adaptação ao home office mais complicada.
Entreter as crianças é fundamental para que os pais possam trabalhar. Por isso, crie uma rotina para os pequenos também, e aproveite o tempo de qualidade ao lado de sua família.
Reserve um tempo para brincar ou assistir a um filme em família, de maneira que todos possam ficar juntos.
8. Término de expediente
É de extrema importância que as atividades sejam realizadas em um período adequado de trabalho. Evite trabalhar em excesso e em horários não convencionais, de maneira que exista uma rotina para o trabalho e para o convívio familiar.
Lembre-se, um dia bem organizado costuma ser mais produtivo!
9. Controlando o estresse e a ansiedade
Além das dicas abordadas, é importante apresentar informações sobre como controlar o estresse e a ansiedade que a pandemia pode nos causar. Confira algumas práticas positivas:
