Boletim de Compliance - Edição nº4. Agosto/2020

A utilização consciente dos recursos naturais é tendência entre organizações de vanguarda. Por isso, o Arruda Alvim, Aragão, Lins e Sato registrou seu compromisso com o meio ambiente no item 7 do Manual de Compliance:

Algumas iniciativas no sentido de promover a responsabilidade ambiental já foram implementadas e estão incorporadas ao dia a dia de todos:

1. Distribuição de copos e canecas reutilizáveis: os copos e canecas reutilizáveis têm o propósito de evitar a utilização de copos descartáveis. Além de promover a responsabilidade ambiental, os itens foram adquiridos de organizações filantrópicas, conciliando o compromisso com o meio ambiente e com o social.

2. Reciclagem de papéis: a impressão já não é prática recorrente, sendo possível o manejamento de documentos exclusivamente em seu formato digital (principalmente em função do processo eletrônico). De todo modo, a fim de promover a responsabilidade ambiental, o AAALS é atendido por empresa que atua na destinação correta de papeis, garantindo a sua reciclagem.

3. Torneiras com fechamento automático: a instalação de torneiras com fechamento automático foi uma iniciativa de promoção da responsabilidade ambiental, ao passo que evita o desperdício de água.

4. Substituição das lâmpadas convencionais por led: as lâmpadas de Led consomem 1/3 da energia utilizada pelas convencionais. Pensando no consumo consciente de energia elétrica, o escritório tem substituído suas lâmpadas por led.

5. Separação do lixo reciclável e orgânico: o escritório promove a coleta seletiva, separando lixo orgânico de reciclável e dando o destino adequado para cada descarte.

Com o intuito de seguirmos conduzindo medidas que promovam a responsabilidade ambiental pedimos as sugestões dos advogados, colaboradores e estagiários.

A exemplo do que ocorreu com o Concurso de Ideias, conduzido em 2019, agora é o momento de se pensar em iniciativas que possam fortalecer nosso compromisso com o meio ambiente e a sustentabilidade.

Se você tiver alguma sugestão neste sentido, por favor faça contato por meio do Canal de Confiança, que pode ser acessado na aba Compliance do site do escritório ou pelo link http://canaldeconfianca-aalvim.com.br/

Cordialmente,

Comitê de Compliance do AAALS

Boletim de Compliance - Edição nº. 3. Julho/2020

Boas Práticas em reuniões.

Tendo em vista que, nesse contexto da pandemia do COVID19, a maioria das reuniões, seja com clientes, outros advogados etc, tem ocorrido de forma virtual, a equipe de inovação formulou uma política de Boas Práticas em reunião, para auxiliar a todos, tornando os encontros mais produtivos.

As práticas sugeridas estão em consonância com o nosso Manual de Compliance (Acesse aqui), principalmente no que tange à organização prévia da reunião – com a disponibilização de pauta já definida. Vale lembrar da importância, também, da documentação dos temas debatidos e das tarefas distribuídas nas reuniões. Essa rotina é relevante tanto para que se tenha a memória do que foi deliberado, quanto para que seja possível cobrar follow up dos envolvidos.

Também é essencial aproveitarmos a oportunidade para lembrar de outra diretriz do nosso Manual de Compliance: que convites para reuniões sejam preferencialmente documentados (enviados via e-mail ou invite – caso se trate de uma conferência).

Essa rotina é útil principalmente quando o ajuste do encontro está sendo feito com pessoa pública (membros do Judiciário, Ministério Público etc.) ou politicamente exposta (clientes que tenham cargos nos Poderes Legislativo ou Executivo). Finalmente, vale destacar que, com a nova realidade de sustentações orais e audiências virtuais, os parâmetros expostos no material, que está sendo divulgados, poderão, no que couber, ser aproveitados também para os atos realizados em representação aos clientes junto aos tribunais.

Não esqueça que você pode contatar o comitê de Compliance por meio do Canal de Confiança, disponível na aba Compliance do site do Arruda Alvim, Aragão, Lins e Sato.

Utilize o Canal para tirar dúvidas quanto à interpretação do Manual de Compliance e das Políticas, bem como formular sugestões de medidas e temas que poderão ser abordados em políticas específicas.

Cordialmente,

Comitê de Compliance do AAALS.

Boletim de Compliance - Edição nº 2 Junho/2020

I – POLÍTICA DE HOME OFFICE;

Em razão da determinação de afastamento social com vistas ao controle da disseminação do coronavírus, tivemos que nos adaptar ao home office. Algumas iniciativas vêm sendo tomadas no sentido de garantir que o novo modelo seja melhor compreendido.

Em maio, formulamos pesquisa com o escopo de avaliar como os advogados associados, estagiários e colaboradores estão se adaptando ao home office. A pesquisa enriqueceu os debates acerca de quando, como e sob quais condições devemos voltar ao trabalho presencial.

Será mantido o modelo de home office, pelo menos, até o final de junho de 2020 e ainda não há definição de retorno presencial ao escritório. Quando houver alguma deliberação neste sentido, esta será formalmente comunicada a todos, com antecedência suficiente para que possam se organizar.

Ainda neste mês será divulgada a nossa política de boas práticas de Home Office. A política aborda rotinas que podem ser adotadas para garantir a segurança de dados, reduzir a sensação de isolamento e aumentar produtividade.

Outras pesquisas periódicas poderão ser aplicadas a fim de monitorarmos a adaptação ao modelo de home office. Pedimos a contribuição de todos, pois as pesquisas são importantes para avaliarmos como proceder.

II – FLUXO DO REPORTE RECEBIDO PELO CANAL DE CONFIANÇA;

Este boletim versa sobre o trâmite dos reportes ao canal de confiança, desde o momento em que o usuário os formula até a analise do mérito pelo Comitê de Compliance.

O site que hospeda o canal está sendo monitorado a fim de que seja garantida a segurança da informação, protegendo-o de qualquer evento externo.

Ao enviar seu reporte você receberá uma mensagem automática de que este será processado. Neste momento o reporte entra automaticamente no painel de controle do Canal de Confiança.

No dia da reunião ordinária do Comitê – que ocorre mensalmente – um membro acessará o painel de controle do Canal de Confiança e fará a leitura de cada reporte.

A depender da natureza, o reporte terá um trâmite específico:

1. Tratando-se de sugestão: será debatida a possibilidade de implementação e seu potencial estratégico;

2. Tratando-se de consulta: o Comitê debaterá qual será a sua recomendação e como informá-la ao autor do reporte;

3. Tratando-se de reporte de descumprimento ao sistema jurídico ou às norms internas: será debatida a admissibilidade e posteriormente, o mérito.

O reporte de descumprimento ao Manual ou às políticas internas do AAALS dará início a um processo interno que possui duas etapas.

Na fase de admissibilidade, o Comitê analisará se os requisitos formais de processamento foram observados (indicação do autor do fato, data e local, contexto dos fatos e indicação de prova oral ou documental que possa demonstrá-los).

Se o reporte for admitido, será definido o procedimento para a resolução do mérito, respeitando-se o devido processo legal.

Cordialmente,

Comitê de Compliance do AAALS.