Boletim de Compliance - Edição nº 2 Junho/2020

I – POLÍTICA DE HOME OFFICE;

Em razão da determinação de afastamento social com vistas ao controle da disseminação do coronavírus, tivemos que nos adaptar ao home office. Algumas iniciativas vêm sendo tomadas no sentido de garantir que o novo modelo seja melhor compreendido.

Em maio, formulamos pesquisa com o escopo de avaliar como os advogados associados, estagiários e colaboradores estão se adaptando ao home office. A pesquisa enriqueceu os debates acerca de quando, como e sob quais condições devemos voltar ao trabalho presencial.

Será mantido o modelo de home office, pelo menos, até o final de junho de 2020 e ainda não há definição de retorno presencial ao escritório. Quando houver alguma deliberação neste sentido, esta será formalmente comunicada a todos, com antecedência suficiente para que possam se organizar.

Ainda neste mês será divulgada a nossa política de boas práticas de Home Office. A política aborda rotinas que podem ser adotadas para garantir a segurança de dados, reduzir a sensação de isolamento e aumentar produtividade.

Outras pesquisas periódicas poderão ser aplicadas a fim de monitorarmos a adaptação ao modelo de home office. Pedimos a contribuição de todos, pois as pesquisas são importantes para avaliarmos como proceder.

II – FLUXO DO REPORTE RECEBIDO PELO CANAL DE CONFIANÇA;

Este boletim versa sobre o trâmite dos reportes ao canal de confiança, desde o momento em que o usuário os formula até a analise do mérito pelo Comitê de Compliance.

O site que hospeda o canal está sendo monitorado a fim de que seja garantida a segurança da informação, protegendo-o de qualquer evento externo.

Ao enviar seu reporte você receberá uma mensagem automática de que este será processado. Neste momento o reporte entra automaticamente no painel de controle do Canal de Confiança.

No dia da reunião ordinária do Comitê – que ocorre mensalmente – um membro acessará o painel de controle do Canal de Confiança e fará a leitura de cada reporte.

A depender da natureza, o reporte terá um trâmite específico:

1. Tratando-se de sugestão: será debatida a possibilidade de implementação e seu potencial estratégico;

2. Tratando-se de consulta: o Comitê debaterá qual será a sua recomendação e como informá-la ao autor do reporte;

3. Tratando-se de reporte de descumprimento ao sistema jurídico ou às norms internas: será debatida a admissibilidade e posteriormente, o mérito.

O reporte de descumprimento ao Manual ou às políticas internas do AAALS dará início a um processo interno que possui duas etapas.

Na fase de admissibilidade, o Comitê analisará se os requisitos formais de processamento foram observados (indicação do autor do fato, data e local, contexto dos fatos e indicação de prova oral ou documental que possa demonstrá-los).

Se o reporte for admitido, será definido o procedimento para a resolução do mérito, respeitando-se o devido processo legal.

Cordialmente,

Comitê de Compliance do AAALS.

Boletim de Compliance - Edição nº. 1. Abril/2020

I – Primeiras linhas;

O Boletim de Compliance é um canal de comunicação do programa de conformidade do AAALS.

Trará, mensalmente, conteúdos que dão efetividade às rotinas previstas pelo Manual de Compliance e pelas Políticas Internas, em busca de aprimoramento operacional constante.

Neste primeiro contato, vamos relembrar o caminho percorrido até agora e as ferramentas que já estão em funcionamento.

II – O programa de compliance do AAALS;

No dia 04/09/2019 foi encaminhado aos membros do escritório um comunicado de início do processo de implantação do programa de Compliance do AAALS.

Seguiu-se, então, a fase de diligências para a matriz inicial de riscos.

Em 02/10/2019 tivemos a oportunidade de efetuar uma apresentação presencial no auditório da firma, oportunidade em que a consultoria em Compliance descreveu os estágios de implantação do programa.

De Novembro de 2019 a Março de 2020 foram desenvolvidas as atividades de confecção e debate da Matriz de Riscos e da Política de Apetite ao Risco, redação e debate do Manual de Compliance e a constituição do Comitê de Compliance, em janeiro de 2020.

No mês de abril, realizamos o primeiro treinamento de Compliance, que ocorreu por plataforma digital, em virtude da pandemia do COVID-19.

O treinamento virtual, feito pela plataforma Zoom®, teve 112 participantes. Durante quase duas horas de treinamento, o quórum se manteve praticamente inalterado.

Falamos sobre as principais normas de Compliance estabelecidas pelo Manual, bem como a respeito do Comitê de Compliance e do Canal de Confiança – que é a mais importante ferramenta de comunicação entre colaboradores, advogados associados, sócios e o comitê de Compliance.

Como registrado no treinamento, as ferramentas de Compliance podem ser acessadas pela aba Compliance, disponível no site do AAALS:

Na aba você poderá fazer o download do manual em PDF, lembrar quem são os membros do Comitê e acessar o Canal de Confiança:

O Canal de Confiança serve para (i) submeter sugestões; (ii) tirar dúvidas; e (iii) relatar a ocorrência de fatos que contrariam o Manual ou as políticas internas do AAALS.

Por enquanto, convidamos todos a ler (ou reler) o manual e, caso queiram, mandar suas sugestões e dúvidas ao Comitê por meio do Canal de Confiança.

Cordialmente,

Comitê de Compliance do AAALS.