Boletim de Compliance - Edição nº 6. Outubro/2020

Biblioteca Arruda Alvim, Aragão, Lins & Sato.

Durante o período da pandemia, em que a grande maioria está longe fisicamente do escritório, o Escritório tem intensificado o processo de modernização e aperfeiçoamento da nossa biblioteca. 

Em breve, será possível consultar, de modo online, todo o acervo de livros, revistas e periódicos da nossa biblioteca. No caso dos livros digitais, aos quais temos dado preferência, você poderá acessá-los a qualquer momento.

Para que possamos juntos manter organizada a nossa biblioteca, contamos com a sua colaboração e relembramos que:

• na devolução, sempre deixe os livros sobre a mesa redonda, facilitando a baixa no registro de empréstimo;

• no empréstimo, sem a presença da nossa bibliotecária, anote o número (com 6 dígitos) que está registrado na segunda página da obra;

• caso necessite, com urgência, de alguma obra durante fim de semana ou feriado, entre em contato com a Sueli, pelo telefone (41 99280-2725), que ela vai passar algumas informações. 

Cordialmente,

Comitê de Compliance do AAALS.

Boletim de Compliance - Edição nº5. Setembro/2020

Rotinas para gestão de e-mails suspeitos.

Uma das principais portas de entrada para ameaças à segurança da informação são os e-mails. O envio (recebimento) de e-mails com vírus é uma dos possíveis mecanismos para a prática de phishing, por isso é importante desenvolver uma rotina de gestão de e-mails suspeitos.

O Manual de Compliance do AAALS dispõe no artigo 2.4. que a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº. 13.709/2018) é uma das principais normas de base ao programa de compliance do escritório. Sua observância – inclusive no que concerne à gestão de riscos de dados – é essencial para a promoção do cumprimento normativo voluntário.

O artigo 6.4, f de nosso Manual, por sua vez, dispõe que e-mails suspeitos não devem ser acessados, mesmo que tenham sido enviados por remetentes conhecidos.

Visando a dar efetividade ao Manual e no sentido de proteger o AAALS de qualquer ameaça externa que possa colocar em risco a segurança da informação, criamos essa sugestão de rotina de gestão de e-mails suspeitos em duas etapas:

PASSO 1: Reconhecimento de e-mail suspeito:

Algumas características do e-mail podem auxiliar na identificação de se é ou não suspeito:

• Em geral, e-mails suspeitos têm remetente vago ou seu endereço é longo e confuso;

• O remetente pode tentar confundir o destinatário com endereços oficiais de alguma empresa ou outro remetente legítimo (pessoa conhecida ou com nome próximo ao de pessoa conhecida);

• O assunto do e-mail é normalmente alarmante e chamativo;

• Em geral e-mails suspeitos solicitam uma ação imediata do destinatário;

• Pode se referir a ofertas e descontos que estão supostamente sendo conferidos;

• Pode demandar informação pessoal do destinatário, como credenciais de acesso para algum site (ou mesmo simular solicitação de trocas de senhas);

• Pode solicitar que o destinatário clique em textos com hiperlinks ou anexos, sem esclarecer o motivo da ação requerida;

PASSO 2: Ações a serem executadas em decorrência do recebimento:

Reconhecido que se trata de e-mail suspeito, as seguintes ações são recomendadas:

• Não clique em anexos e links;

• Não responda o e-mail;

• Não forneça nenhuma informação pessoal ou da empresa;

• Entre em contato com o setor de TI do escritório;

• Mude imediatamente suas senhas (que, deve-se registrar, não devem estar salvas automaticamente no computador).

Se você já respondeu e-mails suspeitos, clicou em links ou anexos, por favor informe o setor de TI. Não fique embaraçado em fazer tal contato, porque a ciência do fato pode auxiliar na contenção dos eventuais prejuízos que poderiam advir da ameaça externa.

Além da rotina de gestão de e-mails suspeitos, e visando ao cumprimento à LGPD, o Comitê de Compliance está desenvolvendo Política de Utilização do Whatsapp® em parceria com o Comitê de Dados do AAALS.

Tais medidas visam a dar efetividade à Lei Geral de Proteção de Dados e ao Manual e, antes de mais nada, garantir a segurança das informações de nossos colaboradores e clientes.

Se tiver dúvidas a respeito da rotina proposta ou sugestão de novas medidas que possam ser implementadas no sentido de fortalecer as práticas de segurança da informação do Arruda Alvim, Aragão, Lins e Sato comunique-se com o Comitê de Compliance pelo Canal de Confiança, que pode ser acessado por meio da aba Compliance do site do escritório ou diretamente pelo link:

http://canaldeconfianca-aalvim.com.br/

Cordialmente,

Comitê de Compliance do AAALS

Boletim de Compliance - Edição nº. 3. Julho/2020

Boas Práticas em reuniões.

Tendo em vista que, nesse contexto da pandemia do COVID19, a maioria das reuniões, seja com clientes, outros advogados etc, tem ocorrido de forma virtual, a equipe de inovação formulou uma política de Boas Práticas em reunião, para auxiliar a todos, tornando os encontros mais produtivos.

As práticas sugeridas estão em consonância com o nosso Manual de Compliance (Acesse aqui), principalmente no que tange à organização prévia da reunião – com a disponibilização de pauta já definida. Vale lembrar da importância, também, da documentação dos temas debatidos e das tarefas distribuídas nas reuniões. Essa rotina é relevante tanto para que se tenha a memória do que foi deliberado, quanto para que seja possível cobrar follow up dos envolvidos.

Também é essencial aproveitarmos a oportunidade para lembrar de outra diretriz do nosso Manual de Compliance: que convites para reuniões sejam preferencialmente documentados (enviados via e-mail ou invite – caso se trate de uma conferência).

Essa rotina é útil principalmente quando o ajuste do encontro está sendo feito com pessoa pública (membros do Judiciário, Ministério Público etc.) ou politicamente exposta (clientes que tenham cargos nos Poderes Legislativo ou Executivo). Finalmente, vale destacar que, com a nova realidade de sustentações orais e audiências virtuais, os parâmetros expostos no material, que está sendo divulgados, poderão, no que couber, ser aproveitados também para os atos realizados em representação aos clientes junto aos tribunais.

Não esqueça que você pode contatar o comitê de Compliance por meio do Canal de Confiança, disponível na aba Compliance do site do Arruda Alvim, Aragão, Lins e Sato.

Utilize o Canal para tirar dúvidas quanto à interpretação do Manual de Compliance e das Políticas, bem como formular sugestões de medidas e temas que poderão ser abordados em políticas específicas.

Cordialmente,

Comitê de Compliance do AAALS.